Cara Membuat Surat Masal / Mail Merge Pada Microsoft Office Word

MAILINGS

Kelompok 4

Ayu  12051408

Diyan    12051417

Hifal  12051427

Irvan  12051430

Ridwan  12051444

Zulfahmi  12051453

Fungsi Mailings Pada Microsoft Office Word

Fungsi dari Mailings pada MS. Word adalah untuk membuat link yang akan terhubung ke dalam database yang sudah dibuat. Database bisa dari Microsoft Office Access atau dari Microsoft Office Excel. Fungsi Mailings biasanya digunakan untuk membuat surat masal dengan format tulisan yang sama tetapi mempunyai data yang berbeda dari setiap surat. Misalnya kita akan membuat undangan dengan jumlah 100 undangan dengan format undangan yang sama, akan tetapi kita harus memasukkan nama dari penerima surat yang berbeda-beda.

Dengan fungsi ini kita bisa langsung membuat surat secara otomatis yang sudah terhubung dengan database yang sudah dibuat dan kita juga bisa mencetak surat sesuai dengan urutan database yang sudah kita buat.

Cara Membuat Surat Masal / Mail Merge Pada Microsoft Office Word 

Fungsi Mail Merge pada MS. Word sangat membantu pengguna komputer untuk membuat surat edaran dengan jumlah yang banyak tanpa harus mengetik satu per satu surat. Akan tetapi dengan fungsi ini kita hanya perlu membuat satu template untuk semua surat dan membuat data base yang akan di hubungkan dengan template surat.

Untuk membuat surat masal pada Microsoft Office Word, ikuti langkah-langkah berikut: 

Pertama kita harus buat Database terlebih dulu di Ms. Excel, yaitu kita buat File Ms.Excel yang berisikan Nama, Alamat, dan lainnya yang kita butuhkan ketika kita buat undangan atau surat/data lainnya.
1. Buka Ms.Excel.

2. Buat disana kolom Nama, Alamat, dan sebagainya sesuai yang dibutuhkan.

 

 
Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya.

Baru kemudian baris kedua dan selajutnya kita isi dengan daftar nama, alamat dan seterusnya seperti gambar diatas.

3. Rename sheet di bagian bawah.

Mengapa di Rename? Karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di ms.word.
Klik kanan pada Sheet1 → rename

4. Rename dengan nama yang kita inginkan, misalnya "database"

Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel agar nama baru tersebut tersimpan.

5. Setelah semua diatas selesai, sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewat menu – save.

Beri nama yang mudah, misalnya "Database" dan pilih Save. Sebaiknya kita buatkan Folder sendiri agar nanti ketika menyeting di Ms.Word kita tidak kesulitan mencari file nya.

Setelah itu kita pindah ke Ms.Word, caranya:

1. Sekarang kita buka Ms. Word

2. Bikin dahulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya akan diisi dengan nama dan alamat kita kosongkan dulu dan nanti akan terisi secara otomatis. Seperti contoh dibawah ini:

 

3. Selanjutnya kita atur mail merge-nya.
Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard

 

 

4. Akan keluar panel tambahan di bagian kanan Ms. Word kita.
Seperti ini:

 

Langsung saja klik pilihan Letters, kemudian klik Next di bawahnya.

5. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi.

 

6. Pada step ke-3 ini, klik tulisan Browse di panel kanan, lalu pilih dokumen excel yang berisi dafta nama, alamat, Hari & Tanggal tadi.

7. Setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang sudah kita rename tadi, seperti di sini: database$, lalu klik OK

 

8. Lagi-lagi muncul jendela Mail Merge Recepients, pastikan semua nama yang akan dipakai dalam keadaan ter-centang. Setelah itu klik OK.

 

9. Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi. Jika belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya.
Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4

 

10. Sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti berada di dokumen undangan kita.

Misalnya, kita ingin nama nanti diletakkan di belakang kata-kata Nama di undangan kita → Nama:
Caranya, pertama taruh kursor pada belakang kata Nama:, dengan cara meng-klik sekali di belakang kata Nama: tersebut:

 

Pastikan tanda kelip-kelip kursor sudah ada di belakang Nama:. Jangan memindahkan kelip-kelip kursor ini ke tempat lain dulu. Kemudian, klik pada tulisan More items di panel sebelah kanan. Selanjutnya akan keluar jendela kecil Insert Merge Field:

seperti di samping ini → Kemudian, pilih Fields Nama, kemudian klik Insert

11. Jika berhasil, maka di belakang tulisan Nama: tadi akan ada tulisan <<NAMA>>. Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.

 

12. Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata alamat, kemudian lakukan hal yang sama, masukkan field alamat ke bagian tersebut.
Hasilnya nanti seperti ini:

 

dan seterusnya caranya sama sesuai kebutuhan.

13. Jika sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya.
Tulisannya Next: Preview your letter, untuk melihat preview undangan kita:

 

Perhatikan, tulisan <<NAMA>> dan <<ALAMAT>> yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan kita mulai awal tadi.
Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-satu, agar tidak ada yang terlewatkan.

Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita.
Jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S) dan tempatkan di satu folder dengan file Database Ms Excel tadi.

Selanjutnya Kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print pada step terakhir. Printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang kita sediakan lewat ms.excel tadi. 

 

Sekian dan terima kasih